Các thủ thuật Zalo đơn giản giúp bạn thành “cao thủ” trong mắt đồng nghiệp

Các thủ thuật Zalo đơn giản nhưng hiệu quả có thể nâng tầm trải nghiệm làm việc của bạn lên một tầm cao mới. Zalo không chỉ là một ứng dụng nhắn tin quen thuộc mà còn là một công cụ hỗ trợ công việc đắc lực, đặc biệt trong môi trường văn phòng tại Việt Nam. Nắm vững các thủ thuật Zalo dễ làm sẽ giúp bạn thao tác nhanh chóng, chuyên nghiệp và tối ưu hóa hiệu suất làm việc hàng ngày. Hãy cùng khám phá những bí quyết này nhé!

1. Vì sao nên “rành” Zalo khi làm việc?

Trong bối cảnh làm việc hiện đại, Zalo đã vượt xa chức năng của một ứng dụng chat thông thường.

• Zalo không chỉ là công cụ chat, mà còn là nền tảng quản lý công việc phổ biến. Với hàng loạt tính năng như tạo nhóm, chia sẻ tài liệu, tạo bình chọn, lên lịch nhắc nhở, Zalo ngày càng trở thành một nền tảng quản lý công việc hiệu quả, giúp các đội nhóm dễ dàng trao đổi và phối hợp.
• Biết sử dụng thành thạo giúp tiết kiệm thời gian, làm việc chuyên nghiệp hơn. Khi bạn thành thạo các thủ thuật Zalo đơn giản, bạn sẽ giải quyết công việc nhanh gọn hơn, từ việc gửi file, trả lời tin nhắn đến quản lý thông báo, tiết kiệm thời gian đáng kể cho các nhiệm vụ quan trọng khác.
• Tạo ấn tượng tốt với đồng nghiệp và sếp nhờ thao tác gọn – nhanh – chính xác. Một người dùng Zalo thành thạo, biết cách sử dụng các tính năng thông minh sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và hiệu quả, tạo ấn tượng tích cực với những người xung quanh.

2. Thủ thuật nhắn tin tiện lợi – đúng người, đúng nội dung, đúng lúc

Tối ưu hóa trải nghiệm nhắn tin là một trong những thủ thuật Zalo quan trọng nhất.

• Ghim tin nhắn quan trọng để không bị trôi khi nhóm quá nhiều thành viên. Trong các nhóm chat công việc có nhiều thành viên và tin nhắn, việc ghim những thông báo, tài liệu hay quyết định quan trọng lên đầu nhóm sẽ giúp mọi người dễ dàng theo dõi, không bỏ lỡ thông tin.
• Tạo tin nhắn mẫu, trả lời nhanh giúp xử lý công việc cực tốc độ. Zalo cho phép bạn tạo các tin nhắn mẫu (Quick Reply) cho những câu trả lời thường xuyên, giúp bạn phản hồi email, tin nhắn khách hàng hoặc đồng nghiệp một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp. Đây là thao tác với Zalo giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
• Tìm lại tin nhắn cũ trong 1 nốt nhạc bằng từ khóa. Thay vì cuộn tìm mỏi mắt, bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm tin nhắn theo từ khóa, tên người gửi hoặc thời gian để nhanh chóng truy cập lại các thông tin cần thiết.
• Đặt biệt danh – phân loại nhóm/đồng nghiệp dễ nhớ, dễ tìm. Đặt biệt danh cho từng cá nhân hoặc nhóm chat sẽ giúp bạn dễ dàng phân biệt, tìm kiếm và quản lý các cuộc trò chuyện hiệu quả hơn, đặc biệt khi danh bạ Zalo của bạn có nhiều người.

3. Quản lý nhóm Zalo chuyên nghiệp như “leader chính hiệu”

Với các thủ thuật Zalo đơn giản dưới đây, bạn sẽ quản lý nhóm Zalo một cách hiệu quả hơn.

• Tạo nhóm công việc riêng theo dự án hoặc phòng ban. Việc chia nhỏ các nhóm Zalo theo từng dự án hoặc phòng ban giúp phân loại thông tin, đảm bảo các cuộc thảo luận được tập trung và không bị xáo trộn.
• Ghim tài liệu đầu nhóm, sử dụng mục “media” để tìm ảnh/file dễ dàng. Tương tự như ghim tin nhắn, bạn có thể ghim các tài liệu quan trọng như kế hoạch, báo cáo lên đầu nhóm. Ngoài ra, mục "Media" trong thông tin nhóm cho phép bạn nhanh chóng tìm lại tất cả ảnh và file đã được chia sẻ, rất tiện lợi.
• Phân quyền trưởng nhóm, đặt câu hỏi khảo sát nhanh, lên lịch nhắc việc trong nhóm. Zalo cho phép bạn phân quyền trưởng nhóm cho những người phụ trách, tạo các cuộc bình chọn, khảo sát nhanh để lấy ý kiến và lên lịch nhắc nhở các công việc quan trọng ngay trong nhóm.
• Cách xử lý nhóm đông không lo spam: tắt thông báo thông minh, lọc nội dung. Đối với các nhóm đông thành viên hoặc hoạt động liên tục, bạn có thể tắt thông báo nhóm hoặc chỉ bật thông báo cho những tin nhắn được nhắc đến tên, giúp tránh bị làm phiền bởi quá nhiều thông báo không cần thiết.

4. Bảo mật thông tin và dữ liệu cá nhân trên Zalo

Bảo mật là yếu tố không thể bỏ qua khi sử dụng Zalo, đặc biệt trong môi trường làm việc. Đây là một trong các thủ thuật Zalo dễ làm nhưng rất cần thiết.

• Cài đặt ẩn tin nhắn quan trọng bằng mã PIN. Nếu bạn có những cuộc trò chuyện riêng tư hoặc chứa thông tin nhạy cảm, hãy sử dụng tính năng ẩn trò chuyện bằng mã PIN để bảo vệ thông tin khỏi những ánh mắt tò mò.
• Hạn chế người lạ kết bạn, xem thông tin cá nhân. Vào cài đặt quyền riêng tư để chặn người lạ tìm kiếm bạn qua số điện thoại, không cho xem nhật ký, hoặc chỉ cho phép bạn bè xem thông tin cá nhân. Điều này giúp bảo vệ thông tin cá nhân và tránh các phiền phức không đáng có.
• Xoá hoặc thu hồi tin nhắn đúng lúc để tránh nhầm lẫn, lộ thông tin. Zalo cho phép bạn thu hồi tin nhắn trong một khoảng thời gian nhất định sau khi gửi. Hãy tận dụng tính năng này để sửa lỗi chính tả, thu hồi thông tin gửi nhầm, tránh những hiểu lầm không đáng có.
• Sao lưu – khôi phục dữ liệu tin nhắn phòng khi chuyển máy. Thường xuyên sao lưu dữ liệu tin nhắn Zalo lên Google Drive hoặc iCloud. Điều này đảm bảo rằng bạn sẽ không bị mất lịch sử trò chuyện quan trọng khi đổi điện thoại hoặc gặp sự cố.

5. Mẹo sử dụng Zalo PC hiệu quả trong môi trường làm việc

Ứng dụng Zalo trên máy tính là một công cụ mạnh mẽ để làm việc hiệu quả hơn.

• Đồng bộ Zalo giữa máy tính và điện thoại không lỗi thời gian. Zalo PC cho phép bạn đồng bộ hoàn hảo tất cả tin nhắn, hình ảnh, file giữa điện thoại và máy tính, giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào dù đang làm việc trên thiết bị nào.
• Kéo – thả gửi file cực nhanh, tạo nhóm trò chuyện chỉ bằng vài phím. Với ứng dụng Zalo trên máy tính, bạn có thể dễ dàng kéo và thả các file từ máy tính vào khung chat để gửi đi, tiết kiệm thời gian hơn so với việc phải tìm file trên điện thoại. Hơn nữa, việc tạo nhóm trò chuyện, thêm thành viên cũng nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều.
• Cài Zalo vào thanh Taskbar/Start Menu để thao tác như app chat nội bộ chuyên nghiệp. Để truy cập Zalo PC nhanh chóng, bạn có thể ghim biểu tượng Zalo vào thanh Taskbar hoặc Start Menu, giúp bạn mở ứng dụng ngay lập tức như một công cụ chat nội bộ chuyên nghiệp.

Nắm vững các thủ thuật Zalo đơn giản sẽ giúp bạn trở thành một người dùng Zalo thông minh, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn trong công việc. Hãy áp dụng những bí quyết này để tối ưu hóa trải nghiệm của mình với Zalo, biến ứng dụng này thành trợ thủ đắc lực cho công việc hàng ngày.