Cách ship COD bưu điện 4 bước đơn giản giúp gửi hàng nhanh và không bị hoàn

Cách ship COD bưu điện (hay còn gọi là bưu điện VNPost) là một trong những dịch vụ quen thuộc, được cả người bán lẫn người mua ưa chuộng nhờ độ phủ sóng rộng khắp cả nước và chi phí hợp lý. Tuy nhiên, để quá trình gửi và nhận hàng diễn ra suôn sẻ, người gửi cần nắm vững quy trình cũng như những kinh nghiệm thực tế. Bài viết này Điện máy Htech sẽ đi sâu vào từng khía cạnh, từ việc hiểu rõ COD là gì, cách chuẩn bị hàng hóa, các bước gửi hàng chi tiết, cho đến những mẹo quan trọng để giảm thiểu tỷ lệ hoàn hàng – nỗi lo lớn nhất của các nhà kinh doanh online.

1. Ship COD bưu điện là gì và phí có cao không?

1.1. Ship COD là gì?

Ship COD là viết tắt của "Cash on Delivery", hiểu đơn giản là "thanh toán khi nhận hàng". Khi sử dụng dịch vụ này, người gửi sẽ giao hàng cho bưu điện hoặc một đơn vị vận chuyển bất kỳ, và đơn vị này sẽ chịu trách nhiệm giao hàng đến người nhận. Sau khi người nhận kiểm tra và chấp nhận hàng, họ sẽ thanh toán số tiền tương ứng cho nhân viên giao hàng. Số tiền này sau đó sẽ được đơn vị vận chuyển thu hộ và chuyển lại cho người gửi (người bán) sau một khoảng thời gian nhất định.

Dịch vụ này đặc biệt hữu ích cho các giao dịch online, nơi người mua có thể kiểm tra sản phẩm trước khi thanh toán, từ đó tăng độ tin cậy và sự an tâm.

1.2. Không thu hộ COD là gì?

Ngược lại với COD, không thu hộ COD là gì? Đây là hình thức giao hàng thông thường, nơi người mua đã thanh toán tiền hàng cho người bán trước khi hàng được gửi đi. Đơn vị vận chuyển chỉ có nhiệm vụ vận chuyển và giao hàng mà không cần thu thêm bất kỳ khoản tiền nào. Đây là lựa chọn phù hợp khi người bán và người mua đã có sự tin tưởng lẫn nhau, hoặc khi người mua muốn tiết kiệm chi phí COD.

1.3. Phí ship COD bưu điện có cao không?

Chi phí ship COD bưu điện thường bao gồm hai phần chính:

• Cước phí vận chuyển: Tùy thuộc vào trọng lượng, kích thước, và quãng đường (từ nơi gửi đến nơi nhận). Bưu điện có bảng giá cước phí rõ ràng cho từng khu vực, thường được tính theo kilôgam hoặc theo khối lượng quy đổi.

• Phí thu hộ (COD): Đây là khoản phí dịch vụ để bưu điện thu tiền từ người nhận và chuyển lại cho bạn. Phí này thường được tính theo phần trăm của tổng giá trị COD, với một mức phí tối thiểu. Tùy thuộc vào từng thời điểm và chính sách của VNPost, mức phí này có thể dao động từ 0.5% đến 2% giá trị thu hộ, kèm theo một mức phí cố định khoảng vài nghìn đồng.

So với các đơn vị vận chuyển tư nhân, bưu điện VNPost có mức phí khá cạnh tranh, đặc biệt là với các kiện hàng nhỏ và các tuyến đường liên tỉnh. Đây cũng là lý do ship COD toàn quốc là gì luôn gắn liền với hình ảnh bưu điện, vì họ có mạng lưới rộng khắp, từ thành thị đến nông thôn, đảm bảo hàng hóa có thể đến được mọi nơi.

Bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ Ship COD Viettel Post, một đơn vị cũng rất mạnh về mảng giao hàng thu hộ với nhiều ưu điểm như tốc độ nhanh, hệ thống theo dõi đơn hàng tiện lợi. Tuy nhiên, bài viết này sẽ tập trung vào quy trình của bưu điện VNPost.

2. Cách chuẩn bị hàng hoá trước khi ship COD

Một đơn hàng được chuẩn bị tốt sẽ quyết định 50% thành công của quá trình giao hàng. Điều này không chỉ giúp bảo vệ sản phẩm mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp với người nhận.

2.1. Đóng gói cẩn thận

Đây là bước cực kỳ quan trọng, đặc biệt khi bạn gửi các mặt hàng dễ vỡ hoặc có giá trị.

• Hàng dễ vỡ (thủy tinh, gốm sứ...): Cần bọc từng sản phẩm bằng giấy báo, xốp nổ (bubble wrap) hoặc xốp mềm. Sau đó, chèn thêm các vật liệu chống sốc vào hộp carton để sản phẩm không bị xê dịch. Bên ngoài thùng, bạn nên dán nhãn "Hàng dễ vỡ, xin nhẹ tay" để nhân viên vận chuyển lưu ý.

• Hàng điện tử (điện thoại, máy tính bảng...): Tương tự, cần bọc sản phẩm cẩn thận, dùng hộp cứng chắc chắn. Cần đảm bảo rằng sản phẩm không bị lỏng lẻo bên trong hộp.

• Quần áo, phụ kiện: Các mặt hàng này ít bị vỡ nhưng cần được bảo vệ khỏi bụi bẩn và ẩm ướt. Bạn nên xếp gọn gàng vào túi ni lông hoặc túi zip, sau đó cho vào hộp hoặc túi đóng gói chuyên dụng.

2.2. Ghi thông tin rõ ràng trên bưu phẩm

Thông tin trên bưu phẩm cần đầy đủ, chính xác và dễ đọc để tránh thất lạc. Một bưu phẩm chuẩn cần có các thông tin sau:

• Thông tin người gửi: Họ và tên, địa chỉ, số điện thoại.

• Thông tin người nhận: Họ và tên, địa chỉ chi tiết (số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố), số điện thoại.

• Thông tin hàng hóa: Tên sản phẩm, số lượng, và đặc biệt là số tiền COD cần thu. Số tiền này cần được ghi rõ ràng bằng cả số và chữ để tránh sai sót.

3. Cách ship COD bưu điện đúng quy trình từng bước

Khi đã chuẩn bị xong hàng hóa, bạn có thể thực hiện quy trình gửi hàng qua bưu điện theo các bước sau. Đây chính là phần cốt lõi của cách gửi hàng qua bưu điện VNPost.

Bước 1: Mang bưu phẩm đến bưu cục

Bạn mang bưu phẩm đã đóng gói và ghi đầy đủ thông tin đến bưu cục gần nhất. Tại đây, nhân viên bưu điện sẽ tiếp nhận và tiến hành các thủ tục cần thiết.

Bước 2: Khai báo thông tin và dịch vụ

• Bạn sẽ thông báo với nhân viên bưu điện rằng bạn muốn gửi hàng COD.

• Cung cấp thông tin về người gửi, người nhận, và quan trọng nhất là số tiền cần thu hộ (giá trị COD).

• Nhân viên bưu điện sẽ kiểm tra gói hàng, cân trọng lượng và đo kích thước để tính toán cước phí.

Bước 3: Hoàn tất thủ tục và nhận vận đơn

• Nhân viên sẽ in một vận đơn (bill gửi hàng) có chứa tất cả các thông tin bạn đã khai báo.

• Vận đơn sẽ ghi rõ số tiền COD cần thu, cước phí vận chuyển, và một mã số vận đơn (tracking code).

• Bạn cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên vận đơn, ký xác nhận và thanh toán cước phí vận chuyển. Sau đó, bạn giữ lại một liên vận đơn để theo dõi.

Bước 4: Theo dõi đơn hàng và nhận tiền COD

• Sử dụng mã vận đơn được cung cấp, bạn có thể dễ dàng theo dõi trạng thái đơn hàng trên website hoặc ứng dụng của VNPost.

• Khi đơn hàng được giao thành công, nhân viên bưu điện sẽ thu tiền từ người nhận.

• Bưu điện giữ tiền COD bao lâu? Thông thường, bưu điện sẽ giữ lại tiền COD trong một khoảng thời gian ngắn để đối soát, thường từ 3-7 ngày làm việc sau khi đơn hàng được giao thành công.

• Nhận tiền COD bưu điện ở đâu? Bạn sẽ nhận được tiền thông qua tài khoản ngân hàng mà bạn đã đăng ký với bưu điện khi gửi hàng. Hoặc nếu bạn muốn nhận tiền mặt, bạn có thể đến bưu cục gần nhất và cung cấp chứng minh thư cùng với vận đơn để nhận tiền. Việc đăng ký tài khoản ngân hàng sẽ giúp quá trình nhận tiền nhanh chóng và tiện lợi hơn rất nhiều.

4. Mẹo tránh bị hoàn hàng khi gửi COD

Hoàn hàng luôn là một rủi ro lớn đối với người bán hàng online, gây thiệt hại về chi phí vận chuyển, đóng gói và cả uy tín. Dưới đây là những mẹo hữu ích giúp bạn giảm thiểu rủi ro này.

• Xác nhận đơn hàng trước khi gửi: Đây là bí quyết quan trọng nhất. Trước khi mang hàng ra bưu cục, hãy liên hệ với khách hàng qua điện thoại hoặc tin nhắn để xác nhận lại đơn hàng, địa chỉ, số điện thoại và thời gian nhận hàng. Điều này không chỉ giúp bạn tránh được những đơn hàng "ảo" mà còn cho thấy sự chuyên nghiệp.

• Ghi chú thông tin cụ thể: Nếu đơn hàng cần giao vào giờ hành chính hoặc có bất kỳ lưu ý nào đặc biệt, hãy ghi chú rõ ràng trên bưu phẩm để nhân viên giao hàng dễ dàng làm việc.

• Đóng gói chuyên nghiệp: Một gói hàng được đóng gói cẩn thận, sạch sẽ và chắc chắn sẽ tạo ấn tượng tốt cho khách hàng, giúp họ an tâm hơn về chất lượng sản phẩm và hạn chế ý định từ chối nhận hàng.

• Cập nhật trạng thái liên tục: Thường xuyên kiểm tra trạng thái đơn hàng và chủ động thông báo cho khách hàng khi hàng sắp đến. Điều này giúp họ chuẩn bị sẵn sàng và tránh trường hợp không nghe máy hoặc vắng nhà.

• Ghi đúng giá trị COD: Hãy chắc chắn rằng số tiền COD bạn ghi trên vận đơn khớp với số tiền đã thống nhất với khách hàng. Bất kỳ sai sót nào cũng có thể dẫn đến việc khách hàng từ chối nhận hàng.

5. Lưu ý cần biết nếu giao hàng liên tỉnh

Nếu bạn có ý định ship COD toàn quốc, đặc biệt là các đơn hàng liên tỉnh, hãy lưu ý thêm một số điểm sau để đảm bảo quá trình giao hàng diễn ra thuận lợi.

• Thời gian vận chuyển dài hơn: Các đơn hàng liên tỉnh thường có thời gian vận chuyển dài hơn (từ 3-7 ngày, hoặc lâu hơn tùy địa điểm). Bạn nên thông báo rõ ràng cho khách hàng về thời gian dự kiến để họ chủ động.

• Chi phí cao hơn: Cước phí vận chuyển liên tỉnh thường cao hơn so với các đơn hàng nội thành hoặc nội tỉnh do quãng đường di chuyển xa hơn. Hãy tính toán chi phí này vào giá bán hoặc thông báo rõ ràng cho người mua.

• Quy định về hàng hóa đặc biệt: Đối với một số mặt hàng như chất lỏng, hóa chất, hoặc hàng dễ cháy nổ, bưu điện có những quy định riêng. Bạn cần tìm hiểu kỹ để tránh vi phạm và đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.

• Chính sách "Ship COD toàn quốc là gì": Cả bưu điện VNPost và Viettel Post đều có mạng lưới giao hàng rộng khắp toàn quốc. Điều này có nghĩa là dù bạn ở Hà Nội hay TP. Hồ Chí Minh, bạn vẫn có thể gửi hàng đến các tỉnh thành xa xôi, vùng sâu vùng xa một cách dễ dàng.

Cách ship COD bưu điện không quá phức tạp, nhưng để thực sự hiệu quả, bạn cần phải cẩn thận và tỉ mỉ trong từng khâu, từ chuẩn bị đến theo dõi đơn hàng. Hi vọng với những thông tin chi tiết trên, bạn đã có đủ kiến thức và kinh nghiệm để thực hiện các giao dịch online một cách chuyên nghiệp và thành công hơn.