Google Sheet làm được gì mà Excel chưa có? trở thành "nhà thông thái" ngay

Trong thế giới làm việc số, Google Sheet và Excel là hai công cụ bảng tính quyền năng, không thể thiếu cho bất kỳ ai cần xử lý dữ liệu. Tuy nhiên, nếu bạn nghĩ Excel là "vô đối", thì những điều mà Google Sheet làm được gì mà Excel chưa có có thể khiến bạn "ngã ngửa" và trở thành một "nhà thông thái" trong việc lựa chọn công cụ phù hợp. Cùng Điện máy Htech khám phá những ưu điểm vượt trội của Google Sheet nhé!

Google Sheet làm được gì mà Excel chưa có

Mặc dù Excel là "ông trùm" về khả năng xử lý dữ liệu offline, nhưng Google Sheet lại tỏa sáng với những tính năng Google Sheet dựa trên nền tảng đám mây và sự kết nối:

• Cộng tác thời gian thực vượt trội:

  • Đây là ưu điểm lớn nhất và là điều mà Excel truyền thống (trước phiên bản 365) không thể sánh bằng. Google Sheet cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu cùng lúc, theo dõi thay đổi của nhau trong thời gian thực. Mỗi người dùng sẽ được đánh dấu bằng một con trỏ màu sắc khác nhau.

  • Excel cần phải lưu file, gửi đi, người khác chỉnh sửa rồi gửi lại, rất bất tiện khi làm việc nhóm. Dù Excel 365 đã có tính năng cộng tác online, nhưng trải nghiệm vẫn chưa mượt mà và trực quan bằng Google Sheet.

• Lịch sử phiên bản tự động và chi tiết:

  • Google Sheet tự động lưu lại mọi thay đổi và cho phép bạn xem lại toàn bộ lịch sử chỉnh sửa, khôi phục về bất kỳ phiên bản nào trước đó một cách dễ dàng.

  • Excel cũng có tính năng này nhưng thường phải kích hoạt thủ công và không chi tiết bằng.

• Tích hợp sâu với hệ sinh thái Google:

  • Google Sheet là một phần của Google Drive, cho phép bạn dễ dàng chia sẻ, lưu trữ và quản lý tài liệu.

  • Dễ dàng nhúng biểu đồ vào Google Slides, kết nối với Google Forms để thu thập dữ liệu tự động, hoặc sử dụng Google Apps Script để tự động hóa các tác vụ phức tạp, điều mà Excel không thể làm được một cách liền mạch.

• Hàm GoogleFinance để theo dõi tài chính:

  • Tiện ích Google Sheet này cho phép bạn lấy dữ liệu thị trường chứng khoán, tiền tệ trực tiếp vào bảng tính của mình chỉ bằng một hàm đơn giản =GOOGLEFINANCE(). Excel không có hàm tương tự tích hợp sẵn.

• Hàm GoogleTranslate để dịch thuật:

  • Dịch văn bản trực tiếp trong bảng tính bằng hàm =GOOGLETRANSLATE(). Điều này cực kỳ hữu ích cho những ai làm việc với dữ liệu đa ngôn ngữ. Excel không có tính năng dịch trực tiếp trong hàm.

• Truy cập mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị:

  • Chỉ cần có kết nối internet và tài khoản Google, bạn có thể truy cập, chỉnh sửa bảng tính từ bất kỳ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào (máy tính, điện thoại, máy tính bảng) mà không cần cài đặt phần mềm.

  • Excel truyền thống yêu cầu cài đặt phần mềm trên máy tính, dù đã có phiên bản online nhưng tính di động vẫn chưa bằng.

• Miễn phí hoàn toàn:

  • Google Sheet là công cụ miễn phí, trong khi Excel yêu cầu mua bản quyền hoặc đăng ký gói Microsoft 365. Điều này làm Google Sheet trở thành lựa chọn lý tưởng cho cá nhân và các doanh nghiệp nhỏ.

• Tự động lưu và đồng bộ hóa:

  • Mọi thay đổi trên Google Sheet đều được tự động lưu và đồng bộ hóa lên đám mây ngay lập tức, loại bỏ nỗi lo mất dữ liệu do quên lưu hoặc sự cố máy tính.

Nên dùng Google Sheet hay Excel

• Việc nên dùng Google Sheet hay Excel phụ thuộc vào nhu cầu và môi trường làm việc của bạn:

• Chọn Google Sheet nếu:

  • Bạn cần làm việc nhóm, cộng tác thời gian thực.

  • Ưu tiên sự tiện lợi, truy cập mọi lúc mọi nơi từ nhiều thiết bị.

  • Cần tích hợp sâu với các dịch vụ Google khác (Forms, Google Finance, Google Translate).

  • Muốn một giải pháp miễn phí và tự động lưu.

  • Làm việc chủ yếu với dữ liệu online.

  • Bạn đang học cách dùng Google Sheet và muốn làm quen với các công cụ bảng tính cơ bản đến nâng cao.

• Chọn Excel nếu:

  • Bạn là người dùng chuyên nghiệp cần xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ (hàng triệu dòng).

  • Yêu cầu các tính năng phân tích dữ liệu chuyên sâu (Power Query, Power Pivot, VBA phức tạp).

  • Cần khả năng tùy chỉnh cao, tạo macro phức tạp.

  • Làm việc chủ yếu offline và không có kết nối internet ổn định.

  • Đã quen thuộc với giao diện và các phím tắt của Excel.

Lưu ý quan trọng khi dùng các phần mềm này

Dù bạn chọn Google Sheet hay Excel, có một số lưu ý quan trọng để tối ưu hóa hiệu quả và bảo mật dữ liệu:

• Sao lưu dữ liệu định kỳ: Dù Google Sheet tự động lưu, việc tải bản sao về máy tính hoặc sao lưu sang định dạng khác vẫn là một thói quen tốt.

• Quản lý quyền truy cập: Khi chia sẻ Google Sheet, hãy cẩn thận thiết lập quyền chỉnh sửa, chỉ xem, hoặc bình luận để tránh những thay đổi không mong muốn.

• Học các hàm và phím tắt: Nắm vững các hàm cơ bản và phím tắt sẽ giúp bạn làm việc nhanh và hiệu quả hơn rất nhiều.

• Tìm hiểu tài liệu và cộng đồng: Cả Google Sheet và Excel đều có cộng đồng người dùng lớn và tài liệu hướng dẫn phong phú. Đừng ngần ngại tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề bạn gặp phải.

• Bảo mật tài khoản: Hãy bảo vệ tài khoản Google của bạn bằng mật khẩu mạnh và xác thực hai yếu tố, đặc biệt khi sử dụng Google Sheet để lưu trữ dữ liệu quan trọng.

Hy vọng với những thông tin trên về Google Sheet làm được gì và những điểm khác biệt so với Excel, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn để lựa chọn công cụ phù hợp, trở thành "nhà thông thái" trong công việc và học tập.