Workplace Facebook là gì? Ứng dụng "nhỏ mà có võ" của dân văn phòng hiện đại

Workplace Facebook là gì mà khiến các doanh nghiệp, đặc biệt là nhóm doanh nghiệp nhỏ và vừa, quan tâm đến vậy? Nó có gì khác so với Facebook cá nhân? Có đáng để đầu tư? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây. Theo dõi bài viết của Điện máy Htech ngay!

Workplace Facebook là gì? Khác gì với Facebook cá nhân?

Workplace Facebook là câu hỏi phổ biến với nhiều người mới tiếp cận công cụ này. Đây là một nền tảng truyền thông nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp, được phát triển bởi Meta – công ty đứng sau Facebook, Instagram và WhatsApp. Workplace được tạo ra với mục tiêu giúp các tổ chức tăng cường kết nối, phối hợp công việc và xây dựng văn hóa doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp.

Điểm đặc biệt là mặc dù giao diện của Workplace gần giống Facebook cá nhân nhưng nó hoàn toàn tách biệt. Không có sự liên kết giữa tài khoản Facebook thường và tài khoản Workplace, giúp bảo đảm tính riêng tư và bảo mật cho công việc. Người dùng sẽ đăng nhập bằng email công ty và tham gia vào một không gian làm việc được thiết kế riêng cho doanh nghiệp của mình.

Workplace có đầy đủ các tính năng quen thuộc như bảng tin (News Feed), nhóm (Group), trò chuyện (Chat), livestream, gọi video, chia sẻ tài liệu,... nhưng tất cả đều hướng đến mục tiêu làm việc hiệu quả và kết nối nội bộ, thay vì giải trí như Facebook thông thường.

Chính sự quen thuộc về giao diện nhưng rõ ràng về mục đích sử dụng đã giúp Workplace dễ dàng được chấp nhận, đặc biệt ở những doanh nghiệp không có nền tảng công nghệ mạnh.

Lợi ích của Workplace trong môi trường doanh nghiệp

Khi một công cụ có thể tích hợp nhiều chức năng, dễ dùng và tiết kiệm thời gian, nó sẽ nhanh chóng chiếm ưu thế. Workplace chính là ví dụ điển hình. Dưới đây là những lợi ích thiết thực mà Workplace mang lại trong môi trường doanh nghiệp hiện đại:

Tăng cường giao tiếp và kết nối nội bộ

Thay vì phải dùng email hay các ứng dụng nhắn tin rời rạc, Workplace tạo ra một không gian giao tiếp tập trung. Nhân viên có thể dễ dàng cập nhật thông tin từ ban lãnh đạo, tương tác với đồng nghiệp, chia sẻ tài liệu, hỏi đáp ngay trong các nhóm chuyên biệt. Điều này giúp giảm độ trễ thông tin, tăng tính minh bạch và gắn kết hơn giữa các thành viên.

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiện đại

Một môi trường làm việc tốt không chỉ cần hiệu quả mà còn cần sự thân thiện, cởi mở. Workplace cho phép các phòng ban tạo nhóm riêng để tổ chức sinh nhật, chia sẻ hình ảnh teambuilding, khen thưởng nhân viên… Nhờ vậy, mỗi người cảm thấy mình là một phần trong cộng đồng chung, thay vì chỉ đơn thuần là nhân viên.

Dễ sử dụng, tiết kiệm thời gian đào tạo

Giao diện quen thuộc giống Facebook giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận và sử dụng ngay từ ngày đầu. Không cần đào tạo phức tạp hay thuê chuyên gia, mọi người đều có thể làm quen và áp dụng Workplace vào công việc chỉ sau vài giờ trải nghiệm.

Tăng tính linh hoạt khi làm việc từ xa

Với khả năng hoạt động trên nền tảng web và ứng dụng di động, Workplace giúp doanh nghiệp duy trì hiệu quả làm việc dù nhân viên đang ở bất kỳ đâu. Đây là lợi thế cực kỳ quan trọng trong thời đại hybrid work hoặc làm việc từ xa đang phổ biến hiện nay.

Tích hợp dễ dàng với các công cụ khác

Workplace có thể kết nối với nhiều công cụ phổ biến như Google Workspace, Microsoft 365, Zoom, Trello, Dropbox... Điều này giúp các doanh nghiệp không phải thay đổi toàn bộ hệ thống làm việc mà chỉ cần tích hợp để tăng hiệu quả.

Tính năng nổi bật của Workplace Facebook

Sức mạnh của Workplace không chỉ nằm ở giao diện quen thuộc mà còn ở hệ thống tính năng phong phú, đa dạng và phục vụ tốt cho môi trường doanh nghiệp.

Nhóm làm việc (Groups)

Doanh nghiệp có thể tạo nhiều nhóm riêng biệt cho các phòng ban, dự án hoặc chủ đề cụ thể. Mỗi nhóm có thể đăng bài, chia sẻ tài liệu, trao đổi công việc và lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan. Điều này giúp mọi người dễ dàng tìm kiếm và truy xuất nội dung cần thiết.

Gọi video và livestream

Không chỉ gọi video 1-1 hoặc theo nhóm, Workplace còn hỗ trợ livestream nội bộ với chất lượng cao. Các cuộc họp trực tuyến, thông báo của ban lãnh đạo hay buổi đào tạo có thể phát sóng đến toàn bộ nhân viên một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Tích hợp với các công cụ quản lý công việc

Workplace hỗ trợ kết nối với nhiều ứng dụng quản lý như Asana, Jira, Trello, Zoom, Google Drive,... giúp nhân viên làm việc trên một hệ sinh thái thống nhất, giảm thiểu thời gian chuyển đổi giữa các nền tảng.

Tìm kiếm thông minh

Người dùng có thể tìm kiếm tài liệu, bài viết, tên thành viên hoặc cuộc trò chuyện chỉ trong vài giây. Điều này cực kỳ hữu ích trong các tổ chức có quy mô lớn và cần truy xuất nhanh thông tin.

Bảo mật cao

Workplace tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật quốc tế như ISO 27001, SOC 2, GDPR... và có chính sách kiểm soát truy cập chặt chẽ, giúp doanh nghiệp yên tâm khi sử dụng nền tảng này cho thông tin nội bộ.

So sánh Workplace với Microsoft Teams và Slack

Để hiểu rõ hơn về giá trị của Workplace, hãy so sánh nó với hai nền tảng làm việc phổ biến khác là Microsoft Teams và Slack.

Về cơ bản, cả ba đều hướng đến mục tiêu tăng hiệu quả làm việc nhóm và giao tiếp nội bộ. Tuy nhiên, mỗi công cụ lại có thế mạnh riêng:

• Workplace Facebook mạnh về tính tương tác xã hội, giao diện thân thiện và hỗ trợ văn hóa doanh nghiệp.

• Microsoft Teams phù hợp với doanh nghiệp đã dùng Microsoft 365, tích hợp sâu với Outlook, Excel, OneDrive...

• Slack nổi bật ở khả năng tùy chỉnh, tích hợp bot và phù hợp với môi trường lập trình viên, startup công nghệ.

Nếu doanh nghiệp của bạn ưu tiên tính kết nối, thân thiện với người dùng và muốn tạo môi trường làm việc giống “mạng xã hội nội bộ”, thì Workplace là lựa chọn lý tưởng.

Có nên dùng Workplace cho doanh nghiệp nhỏ?

Câu trả lời ngắn gọn: Có.

Dưới đây là những lý do vì sao các doanh nghiệp nhỏ nên cân nhắc áp dụng Workplace vào vận hành hàng ngày:

Chi phí hợp lý, không cần hạ tầng phức tạp

Với chi phí chỉ từ 4 USD/người/tháng, Workplace rẻ hơn nhiều so với việc đầu tư hạ tầng IT phức tạp. Doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu nhanh chóng mà không cần đội ngũ kỹ thuật riêng.

Giao diện dễ làm quen

Không cần hướng dẫn nhiều, nhân viên đã quen dùng Facebook có thể thao tác trên Workplace một cách tự nhiên, tiết kiệm thời gian đào tạo và tăng khả năng ứng dụng thực tế.

Phù hợp với văn hóa doanh nghiệp năng động

Các doanh nghiệp trẻ thường ưu tiên sự gắn kết và tinh thần cộng đồng. Workplace giúp truyền tải tinh thần đó qua từng bài đăng, bình luận, hoạt động chung, khiến nhân viên cảm thấy gắn bó hơn.

Khả năng mở rộng linh hoạt

Khi doanh nghiệp phát triển, Workplace vẫn có thể mở rộng theo nhu cầu mà không phải thay đổi nền tảng. Từ 10 người đến hàng ngàn nhân viên, hệ thống vẫn hoạt động mượt mà.

Mẹo sử dụng Workplace Facebook hiệu quả

Dù dễ sử dụng, nhưng để tối ưu trải nghiệm và hiệu quả công việc, bạn cần biết một số mẹo sử dụng Workplace Facebook như sau:

• Phân nhóm rõ ràng: Tạo các nhóm theo chức năng hoặc dự án cụ thể để tránh bị rối nội dung.

• Ghim bài quan trọng: Với những bài thông báo hoặc thông tin thường xuyên dùng đến, hãy ghim lên đầu nhóm.

• Sử dụng công cụ livestream cho các buổi họp lớn: Đây là cách truyền đạt nhanh chóng và không giới hạn số người tham gia.

• Tùy chỉnh thông báo: Chỉ nhận thông báo từ nhóm hoặc bài viết quan trọng để tránh bị làm phiền không cần thiết.

• Tích hợp Google Drive, Zoom, Trello...: Tận dụng các công cụ sẵn có để làm việc liền mạch trên một nền tảng.

Không phải ngẫu nhiên mà nhiều tập đoàn lớn như Starbucks, Danone, Heineken, Booking.com,... đều chọn sử dụng Workplace như một mạng xã hội nội bộ chính thức. Với những tính năng mạnh mẽ, giao diện quen thuộc và chi phí hợp lý, Workplace Facebook đang trở thành lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp muốn cải thiện giao tiếp nội bộ và xây dựng văn hóa tổ chức hiện đại.

Nếu bạn vẫn còn băn khoăn Workplace Facebook là gì, thì giờ đây bạn đã có câu trả lời toàn diện. Và nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ, đây chính là lúc để thử nghiệm một công cụ có thể thay đổi cách đội ngũ của bạn làm việc, kết nối và phát triển.